「プリンター」や「コピー機」「複合機」は、あなたが会社にお勤めでであれば一度は使ったことがありますよね。今の時代、会社でなくても近所のコンビニやスーパーでも設置されていて、非常に身近な存在となっています。
でもちょっと待ってください！「プリンター」や「コピー機」、そして「複合機」という言葉を正しく理解し使用していますか？印刷出来る機械全般を「コピー機」とひとくくりに表現していませんか？実は、数年前・過去の私もその一人でした。今回は、「複合機」「コピー機」「プリンター」３つの違いについて説明していきます。
「複合機」「コピー機」「プリンター」の違いとは？
複合機
FAX、スキャン、プリント機能など複数の機能が合わさった機器が複合機です。
複合機は、コピー機とプリンター双方の機能を持ってるだけでなく、さらにオフィス業務で便利な機能も搭載させた事務機器です。一般的にはコピー機能、プリンター機能、ファックス機能、スキャナー機能の4役をこなせる機器が複合機として認識されています。
複合機の機能はオフィスのニーズに対応し、近年ますます多岐にわたっています。スキャンした画像から文字を認識し、ドキュメントデータに変換できる機種も登場しています。複合機とコピー機の外見は似ていますが、オフィスではコピー機以上にさまざまな場面で活用できる優秀な機器です。
コピー機
一般的なコピー機とは、ガラス面（スキャナー）に原稿を置いてスイッチを押し、原稿と同じ内容の印刷物が出力される機能を持っている機器、つまり、原稿を画像として認識し、複写する事務機器をコピー機といいます。
定義上は明確な違いがあるコピー機と複合機ですが、実は一般的な区別はあいまいです。複合機に「コピー機」という名称が用いられる事も多く、現在は純粋なコピー機は流通が少ないため、「コピー機=複合機」と考えている方が多いのも事実です。
プリンター
「プリンター」は通常、パソコンに接続して使用します。パソコン上で作成した文書や資料などのデータを転送し、紙に印刷する事務機器を「プリンター」といいます。プリンターは基本プリント機能以外はついていないのが特徴です。
【選び方】どのタイプにするべき？
3つの違いはご理解できたと思います。では実際の業務に使用する場合、どのタイプを選べばいいのでしょうか？
パソコンからの印刷だけなら「プリンター」
パソコンで作成したデータを印刷するだけならプリンターがおすすめです。
プリンターはコンパクトでデスク上などに置いて使用するタイプなので、デスク上で書類作成から印刷まで完了することが出来ます。また機能は限定されていますが、「複合機」と比べ導入費用が抑えられ、待機電力や消費電力が少ないので、印刷に掛かるコストを多少抑える事が出来ます。
書類の複写もするなら「コピー機」
書類の複写をほぼ毎日大量に印刷する場合は、コピー機が最適です。
複合機でも良さそうだと思われるかと思いますが、複合機はもしコピー機以外の機能に不具合が出た場合、連動してコピー機も使えなくなる場合があります。
FAXなど幅広い用途で使うなら「複合機」
複合機はコピー機、プリンター、スキャナー、ファックス、それぞれの機能を1台でまかなっている機器です。複合機は1台で4役を担うので、4台の機器を置くスペースが無くてもOK！製品のサイズもコピー機1台分程度のため、オフィスの省スペース化が可能なのです。
また現在の複合機は、大体の機種が静音設計が施されており、従来のコピー機やプリンターのような大きな動作音が出ないのも魅力の1つです。
そのほか、Wi-Fi接続やスマートフォンからの操作も可能な機器も多いです。ですから配線の複雑化を回避することが出来、他機器の配線を妨げることも防ぐことが出来ます。
まとめ
現在は一般的な会社（印刷業界等以外）において、コピー機を単体で使う場面はあまり無いように思います。コピー機に最初からプリンター機能やFAX機能がついている機器が多く、多機能複合機となっていることがほとんどだからです。そのため、複合機をコピー機という呼び名が一般化されて、3つの違いが分かりにくくなってしまったのではないでしょうか？
「複合機」はコピー機能、プリンター機能、FAX機能やスキャナ機能など、多くの機能が一つの本体に含まれているもの、「コピー機」は紙データを複写する機器、「プリンター」はデジタルデータをプリントする機器という事を覚えておけば、自分に合った機器を選ぶことが出来ますよ。
